Редакционно-издательские системы становятся сердцем и мотором большинства современных изданий. Несмотря на их очевидные плюсы, существует множество вероятных ошибок, которые можно допустить при их выборе, внедрении и дальнейшей разработки. В этой статье я хотел бы изложить 7 вещей, которые “Российская газета” и Russia Beyond the Headlines вынесли из собственного опыта внедрения редакционно-издательских систем.
Всеволод Пуля, управляющий редактор Russia Beyond the Headlines, международного проекта “Российской газеты”
Материал впервые опубликован в журнале «Журналист» №7/2014
В ногу с технологиями
Журналистика во все времена была тесно связана с техническим прогрессом, но только в последние несколько лет эта связь стала для многих СМИ фактором выживания. Необходимость публиковать огромные объемы контента на разных платформах, содержать архив мультимедийных материалов и текстов, обеспечивать поиск по этим массивам данных — все эти задачи неожиданно и весьма остро встали перед издателями.
Те, кто столкнулся с этими проблемами первыми, не только смогли создать программное решение для собственного издания, но и стали продавать его другим СМИ. Много софтверных компаний на рынке ПО для СМИ выросли из IT-отделов издательств, которые одними из первых стали развивать такие программы в своих издательских домах.
Не прихоть, а необходимость
Как бы то ни было, одним из самых важных аспектов при переходе к конвергированному производству новостей для традиционных СМИ становится вопрос выбора правильного программного обеспечения.
Бесплатные и дешевые движки для сайтов зачастую не дружат с печатью, а громоздкие программные пакеты предпечатной подготовки не всегда обладают нужным набором функций для эффективной публикации в интернете. Как следствие, контент перемещается между двумя системами по старинке — командами “копировать” и “вставить”. Это неизбежно влечет за собой большое количество ошибок.
RBTH и “Российская газета” уже несколько лет используют решения на базе редакционно-издательской системы Woodwing в производстве печатных продуктов, а также ряд технологий, разработанных нашими штатными программистами. Это были несколько лет постоянного развития и самостоятельной доработки “коробочной” версии редакционно-издательской системы силами внутренних IT-отделов обеих редакций, и об уроках, выученных нами на этом пути, я и хотел бы вам рассказать.
1. Ваш процесс работы с контентом должен укладываться в единую экосистему
Если вы этого еще не сделали, возьмите лист бумаги и нарисуйте схему того, как контент движется в вашей редакции — от идеи до публикации в готовом продукте. Что из этих процессов автоматизировано? Что требует улучшения? Схема поможет вам увидеть это.
Даже если вы используете несколько систем, например, одну для печати, и еще одну для онлайна, целостное видение поможет вам понять, в каком направлении следует двигаться.
Что касается удобства работы, то мы заметили, что даже чисто психологически редактору проще работать с одним инструментом, чем переключаться между двумя-тремя, теряя фокус и совершая ошибки.
2. Избавьтесь от “узких мест”
Как только вы сможете составить целостную картину редакционно-издательской системы, которая вам нужна и совместить ее с текущим положением дел, вы сразу же увидите все “узкие места” вашей действующей схемы работы. Это те стыки систем, на которых вероятность ошибки выше всего. При этом если есть хоть малейшая возможность человеческой ошибки, ее обязательно когда-нибудь совершат.
Обычно “узким местом” становится необходимость копирования контента из одной системы в другую с помощью команды “копировать” и “вставить” или “копи-паста”.
Одна из самых больших проблем при копи-пасте из одной системы в другую — потеря форматирования, или, наоборот, его нежелательный перенос. После такого копирования приходится опять обрабатывать тот же самый контент вручную, что съедает много времени и снижает темп работы.
Скажем, в издательство “Российская газета” входит не только ежедневное издание, но и еженедельные “толстушка” и бизнес-газета. Иногда возникает необходимость скопировать полосу из одного издания в другое. Изначально это делалось вручную и вело к потере форматирования. После разработки соответствующего плагина все происходит по нажатию одной кнопки.
Все точки копи-паста в вашей системе должны быть автоматизированы.
3. Сделайте систему простой для настройки и обучения
Мы заметили, что для новых сотрудников, особенно работающих удаленно, установка и настройка системы становилась непростой задачей. Все первые шаги приходилось проходить вместе с ним, это отнимало много времени, и приводило к сбоям в технологической цепочке, если сотрудник находился в другой временной зоне.
Поэтому мы разработали внятные, пошаговые инструкции для всех наших систем, и теперь высылаем их новым сотрудникам, работающим удаленно, задолго до начала производственного процесса печатной вкладки RBTH.
Когда редакционно-издательскую систему устанавливали в “Российской газете”, важным этапом также был процесс обучение персонала. 300 человек было обучено работе в системе в течение 3 месяцев. В конце им нужно было сдавать экзамены. Кто-то даже пытался списать, но был отправлен на пересдачу.
4. Простой доступ к базовым функциям имеет значение
Практическая любая редакционно-издательская система предоставляет мощный и разнообразный функционал по дизайну, верстке и работе с контентом, однако эти функции могут быть востребованы лишь у небольшого количества специалистов: соответственно, дизайнеров, верстальщиков и редакторов. В то же время существует большое количество других журналистов, которым от системы нужны лишь базовые функции — например, посмотреть, есть ли в текущем печатном номере “дырки”. Специально для них стоит продумать облегченный доступ к таким функциям.
Например, в “Российской газете” разработали специальный плагин под названием Publication Overview, который наглядно демонстрирует готовность всех полос номера. С помощью цветового кодирования можно легко определить, на каком этапе работы находится тот или иной материал (написание, редактура, корректура, подбор иллюстраций и т.д.). Если просто навести мышку на конкретный материал, то тут же можно получить развернутую информацию по нему: кто работал над ним, историю изменений, текущий статус. Необходимую страницу можно тут же распечатать или скачать в формате PDF.
Статус страниц изменяется динамически. Доступ к этой информации имеют все сотрудники редакции на своих компьютерах. Причем им даже не нужно вводить логин и пароль — система работает в защищенном от внешних вмешательств интранете. Вкладка браузера с текущими полосами также транслируется на несколько больших экранах в ньюсруме и в кабинете главного редактора.
5. ПО может помочь сократить персонал
Как и любое другое достижение научно-технической революции, редакционно-издательские системы могут поспособствовать сокращению штатов редакции. Один пример: после установки плагина “Орфо”, который проверяет орфографию на страницах на лету, “Российская газета” значительно сократила штат корректоров.
6. Больше всего времени можно сэкономить на автоматизации самых рутинных, ежедневных задач
Ни одна из систем не является идеальной и требует доработки. Но вместо того, чтобы распылять усилия и расширять действующий функционал, вам следует начать с полировки тех функций, которые используются большим количеством сотрудников ежедневно — именно на них можно сэкономить больше всего времени.
К примеру, важной частью рабочего процесса в Russia Beyond the Headlines является отправка текстов на перевод на иностранные языки (мы публикуем материалы на 16 языках). Раньше все это происходило через электронную почту, письма терялись, редакторы забывали об отправленных текстах — в общем, это был полный кошмар. Чтобы избежать этого, наши программисты разработали систему под названием “Кабинет”, куда заносились все тексты и откуда их можно было отправить на перевод в несколько кликов — достаточно было только выбрать язык перевода, указать дедлайн и выбрать переводческое агентство из предложенного списка. Это привело к значительному ускорению работы и повысило эффективность сотрудников.
Другой пример — за счет того, что тексты мы переводим, а потом их еще вычитывает носитель языка, появляются они на сайте с задержкой в несколько часов. И когда приходил совсем уже готовый к публикации текст, редактор бежал с ним к фотослужбе и заказывал иллюстрацию. Мы поняли, что нужно сделать эти процессы параллельными, чтобы сэкономить еще немного времени и ускорить публикацию. Теперь заказать иллюстрацию можно автоматически при занесении текста в “Кабинет” (то есть до перевода и вычитки). Достаточно просто нажать соответствующую кнопку и написать краткие пожелания для фотослужбы — письмо с этими данными и ссылкой на текст теперь уходит на их электронный адрес автоматически.
7. Относитесь к вашему ПО как сервису по подписке — вам всегда будет хотеться еще больше функциональности и контроля
Аппетит приходит во время еды — как только вы узнаете о возможности расширения функционала вашей редакционно-издательской системы, вам захочется это сделать. Оптимизировать, улучшать и дорабатывать их можно действительно бесконечно. Впрочем, не стоит это делать самоцелью. Главное — понимать, что покупая или разрабатывая такую систему, вы не получаете на 100% готовое решение из коробки, которое будет служить вам верой и правдой многие годы. Что-нибудь обязательно сломается, что-нибудь вам захочется изменить, расширение портфолио вашего издательского дома вызовет необходимость в расширении функционала. И это нормально. Пусть только у вас будет хорошая IT-команда, которая сможет все это разработать или внедрить. И кстати, найти такую команду сейчас весьма непросто. Впрочем, это уже совсем другая история.